KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

A.    Hakekat dan Ciri Organisasi sebagai Tim

Tim adalah suatu kelompok yang memiliki keikatan dan intereaksi yang harmonis memacu terjadinya perubahan pertumbuhan dan perkembangan pribadi maupun organisasi . Keikatan dan interaksi yang harmonis tersebut muncul dalam wujud keterpaduan pola pikir (way of thinking), pola emosi dan motivasi (way of feeling) dan pola tindak (way of action) Prajudi Atmosodirdjo, 1989). Adanya keterpaduan pola pikir, pola emosi, motivasi dan persepsi serta pola tindak memudahkan terjadinya titik temu berbagai keinginan dan minat (interest) ke dalam tujuan bersama (common goal). Masalah paling rawan dalam organisasi adalah apabila keinginan dan minat individu dalam organisasi saling berhadapan “Menang-kalah” yaitu munculnya banyak vested interest. Steven Covey (1997) menemukan 7 kebiasaan atau habits yang perlu dimiliki oleh individu yang ingin memiliki keefektifan yang tinggi : 1). Pro aktif, 2). Mendahulukan yang utama, 3) selalu memulai dengan tujuan akhir, 4). Pendekatan menang-menang, 5) berusaha mengerti orang lain, 6) selalu menciptakan sinergi, keterpaduan dan kebersamaan serta 7). Selalu mengasah dan mengembangkan diri baik fisik , sosial maupun nilai-nilai.  Dari ketujuh habit tersebut yang menonjol adanya tim adalah pendekatan menang-menang, mengerti orang lain dan selalu bersinergi.

Tidak ada manusia yang sempurna, oleh karena itu manusia perlu melaksanakan kegiatan bersama secara efektif sehingga pekerjaan akan berjalan dengan efektif, oleh karena itu dperlukan sebuah tim yang efektif. Tipe yang bagaimanakah anda ? Silahkan anda meluangkan waktu sejenak untuk menggali potensi diri anda dalam membangun tim yang efektif. Apakah tim akan efektif apabila telah didukung oleh anggota tim yang mampu berperan dengan baik ? Belbin (1991), mengatakan bahwa ciri atau kondisi organisasi juga merupakan faktor dominan. Adapun ciri-ciri atau kondisi organisasi sebagai tim tidak akan berhasil apabila :

1.    Desain visi, misi dan strategi perusahaan yang kurang imaginable, feasible, motivable, communicable.

2.    Moral atau semangat tim yang rendah,

3.    Konflik of interest pribadi merebak

4.    Kemampuan mental (intelegensia, kreativitas) rendah;

5.    Seleksi yang kurang berhasil.

6.    Kepribadian yang dominan itrovert atau ekstrovert;

7.    Komposisi susunan team yang tidak efektif.

8.    Ketidak jelasan peran tim dan anggota-anggotannya.

9.    Tertutup untuk evaluasi.

10.                        Pemberdayaan kurang efektif.

B.     Kekuatan Kerja Tim

Team (tim) atau TEAM, bukanlah sekedar kata, melainkan juga merupakan akronim untuk suatu kebenaran yang dahsyat, yaitu Together Everyone Achieve More. Konsep dari tim ini terbentuk dari kata yang sering kita dengar berulang kali, yaitu sinergi. Kata sinergi ini berasal dari bahasa Yunani sunergos, ”sun” berarti bersama dan ”ergon” berarti bekerja. Sinergi berarti interaksi dari dua individu atau lebih atau kekuatan yang memungkinkan kombinasi tenaga mereka melebihi jumlah tenaga individu mereka.

Kerja tim adalah kemampuan untuk bekerja sama menuju satu visi yang sama, kemampuan mengarahkan pencapaian individu ke arah sasaran organisasi. Itulah rangsangan yang memungkinkan orang biasa mencapai hasil yang luar biasa. Dalam kajian perilaku organisasi (organizational behavior), terdapat demonstrasi tentang bagaimana kerjasama dapat menghasilkan suatu hal yang luar biasa. Beberapa orang disuruh untuk membentuk beberapa tim yang beranggotakan lima orang, di mana setiap orang belum memiliki kemampuan untuk menganalisis bidang kerjasama tim dengan baik. Setiap orang dalam kelompok diminta untuk memberikan peringkat terhadap suatu hal berdasarkan urutan dari hal yang dianggap paling penting, sampai tidak penting. Setelah itu setiap pendapat dari setiap orang digabungkan untuk mendapatkan rata-rata peringkat untuk setiap kelompok. Apa yang terjadi? Kesimpulan rata-rata kelompok mendekati jawaban yang telah diberikan. Bahkan apabila hasil dari setiap kelompok disatukan dan diambil rata-ratanya, maka penilaian dari setiap kelompok hampir sama dengan penilaian para ahli di bidang tersebut.

Demonstrasi nyata lain mengenai prinsip sinergi dapat kita lihat pula dalam kontes kuda penghela dalam kontes kuda penghela di suatu pekan raya kota. Kuda juara dalam kontes tersebut mampu menghela gerobak seberat 2.250 kilogram. Juara kedua sanggup menarik beban sebesar 2.000 kilogram. Dalam teori, berarti kedua kuda tersebut secara bersama-sama harus mampu menggerakkan maksimum 4.250 kilogram. Untuk uji coba teori tersebut, pemilik kedua kuda memadukan kedua kuda dan membebaninya dengan gerobak. Semua orang yang melihat terperangah. Kedua kuda tersebut mampu menarik beban seberat 6.000 kilogram, atau 1.750 kilogram lebih berat dibanding jumlah upaya yang mampu mereka lakukan sendiri-sendiri. Sinergi dapat dipakai untuk menyatukan tenaga individu, menutup keterbatasan individu, untuk menggandakan upaya individu, supaya sasaran yang lebih banyak dan lebih besar dapat dicapai.

C.     Membangun Tim yang Efektif

Bagaimana membangun tim yang efektif, tim yang mampu memberikan kontribusi besar terhadap organisasi? Jawabannya adalah apa manfaat membangun tim yang efektif? Robert B. Maddux dalam bukunya Team Building mengatakan bahwa manfaat membangun tim yang efektif adalah sebagai berikut:

1.    Dengan adanya tim maka sasaran yang realistis ditentukan, dan dan dapat dicapai secara optimal.

2.    Anggota tim dan pemimpin tim memiliki komitmen untuk saling mendukung satu sama lain agar tim berhasil.

3.    Anggota tim memahami prioritas anggota lainnya dan dapat saling membantu satu sama lain.

4.    Komunikasi bersifat terbuka, diskusi cara kerja baru atau memperbaiki kinerja lebih berjalan secara baik, karena anggota tim terdorong untuk lebih memikirkan permasalahannya.

5.    Pemecahan masalah lebih efektif karena kemampuan tim lebih memadai.

6.    Umpan balik kinerja lebih memadai karena anggota tim mengetahui apa yang diharapkan dan dapat membandingkan kinerja mereka terhadap sasaran tim.

7.    Konflik diterima sebagai hal yang wajar, dan dianggap sebagai kesempatan untuk menyelesaikan masalah. Melalui diskusi tersebut konflik bisa diselesaikan secara maksimal.

8.    Keseimbangan tercapainya produktivitas tim dengan pemenuhan kebutuhan pribadi.

9.    Tim dihargai atas hasil yang sangat baik, dan setiap anggota dipuji atas kontribusi pribadinya.

10.                        Anggota kelompok termotivasi untuk mengeluarkan ide-idenya dan mengujinya serta menularkan dan mengembangkan potensi dirinya secara maksimal.

11.                        Anggota kelompok menyadari pentingnya disiplin sebagai kebiasaan kerja dan menyesuaikan perilakunya untuk mencapai standar kelompok.

12.                        Anggota kelompok lebih berprestasi dalam bekerjasama dengan tim dan tim lainnya.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa banyak keuntungan bekerja dalam tim dibandingkan dengan kerja individu, oleh karena itu sangat disarankan untuk bekerja dalam tim agar hasilnya lebih maksimal. 

Selanjutnya apakah sebenarnya ciri-ciri tim yang efektif, Wandi. S. Barata dan Pius M. Sumaktoyo dalam bukunya Mencapai Sasaran melalui Kerjasam Tim, adalah:

1.    Tim merupakan kumpulan orang-orang yang bekerja sama dengan tujuan tertentu, demi mencapai sasaran-sasaran yang jelas dengan diketahui oleh semua angta tim dalam suasana saling mempercayai dan penuh percaya diri serta mengutamakan unjuk kerja.

2.    Dalam suatu tim yang efektif anggota kelompok bersedia menerima berbagai perbedaan dan sumbangan pemikiran serta masing-masing individu memiliki pran yang berbeda-beda.

3.    Pemecahan masalah dilaksanakan secara positif tanpa melibatkan kebencian individu.

4.    Para anggota dan pemimpin tim bersedia berbagi ilmu, pengetahuan, informasi dan ketrampilan agar seluruh tim memiliki kemampuan yang sama. Dalam hal ini tidk trjadi penonjolan pribadi.

5.    Apabila terjadi pendapat mereka akan duduk bersama dan memecahkan permasalahan yang akan dengan kepala dingin dan memecahkan masalah secara terbuka.

6.    Pembagian dan pendelegasian tanggungjawab dengan orang-orang yang bekerja secara mandiri tetapi tetap dalam kerangka kerjasama.

7.    Berbagai saran untuk memperbaiki kinerja organisasi diterima dengan bik, walaupun berasal dari anggota tim yang lain.

8.    Seluruh anggota tim tidak ragu-ragu mengambil inisiatif dan tindakan yang diperlukan, tanpa merasa cemas akan suara menentang.

D.    Konsep Komunikasi

Ada lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan. Kelima unsur tersebut adalah: pengirim pesan (sender), pesan yang dikirimkan (message), bagaimana pesan tersebut dikirimkan (communication channel), penerima pesan (receiver), dan umpan balik (feedback). Pesan tersebut disampaikan melalui suatu media komunikasi, sehingga dapat diterima dengan baik oleh si penerima, dan menghasilkan umpan balik yang berguna bagi si pengirim pesan. Yang dimaksud media komunikasi di sini bukan hanya berupa percakapan secara langsung dengan menggunakan suatu bahasa yang dapat dimengerti, melainkan segala hal yang dapat membuat individu saling berinteraksi dan saling mengerti mengenai pesan apa yang akan disampaikan, sehingga tidak terjadi salah penafsiran mengenai isi dari pesan tersebut. Media komunikasi tersebut bisa juga berupa isyarat melalui gerakan tubuh, morse, maupun melalui alat bantu seperti surat, gambar, serta alat bantu visual lainnya.

E.     Hukum Komunikasi Efektif

Prinsip dasar yang harus kita perhatikan dalam berkomunikasi dapat kita rangkum dalam satu kata, yaitu REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble), yang berarti merengkuh atau meraih.

Hukum pertama dalam berkomunikasi adalah Respect. Respect merupakan sikap hormat dan sikap menghargai terhadap lawan bicara kita. Kita harus memiliki sikap (attitude) menghormati dan menghargai lawan bicara kita karena pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan orang tersebut. Samuel Johnson mengatakan bahwa ”There will be no RESPECT without TRUST, and there is no trust without INTEGRITY.”

Hukum kedua adalah Empati, yaitu kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima. Prinsip dasar dari hukum kedua ini adalah ”Perlakukan orang lain seperti Anda ingin diperlakukan.” ”Seek first to understand then be understood to build the skills of emphatetic listening that inspires openness and trust.” (Stephen Covey).

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan atau pun umpan balik apa pun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan.

Hukum ketiga adalah Audible. Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Kunci utama untuk dapat menerapkan hukum ini dalam mengirimkan pesan adalah:

1.    Buat pesan Anda mudah untuk dimengerti

2.    Fokus pada informasi yang penting.

3.    Gunakan ilustrasi untuk membantu memperjelas isi dari pesan tersebut.

4.    Taruhlah perhatian pada fasilitas yang ada dan lingkungan di sekitar Anda.

5.    Antisipasi kemungkinan masalah yang akan muncul.

6.    Selalu menyiapkan rencana atau pesan cadangan (backup)

Hukum keempat adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan (Clarity). Pesan yang ingin disampaikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity juga sangat tergantung pada kualitas suara kita dan bahasa yang kita gunakan. Penggunaan bahasa yang tidak dimengerti, akan membuat isi dari pesan kita tidak dapat mencapai tujuannya. Seringkali orang menganggap remeh pentingnya Clarity, sehingga tidak menaruh perhatian pada suara (voice) dan kata-kata yang dipilih untuk digunakan. Beberapa cara untuk menyiapkan pesan agar jelas yaitu:

1.    Tentukan goal yang jelas.

2.    Luangkan waktu untuk mengorganisasikan ide kita.

3.    Penuhi tuntutan kebutuhan format bahasa yang kita pakai.

4.    Buat pesan Anda jelas, tepat dan meyakinkan.

5.    Pesan yang disampaikan harus fleksibel

Hukum kelima dalam komunikasi tim yang efektif adalah sikap rendah hati (Humble). Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Kerendahan hati juga bisa berarti tidak sombong dan menganggap diri penting ketika kita berbicara. Justru dengan kerendahan hatilah kita dapat menangkap perhatian dan respons yang positif dari si penerima pesan.

Kita telah mengetahui betapa hebatnya fungsi dari suatu tim, di mana sekumpulan orang yang biasa saja dapat menghasilkan suatu output yang luar biasa. Namun tim tersebut akan menjadi tidak efektif apabila kita tidak dapat saling berkomunikasi. Oleh karena itu diharapkan kita dapat menggunakan kelima hukum komunikasi tersebut untuk membantu kita dalam menciptakan suatu tim yang solid.

F.      Prinsip dan Teknik Berkomunikasi yang Efektif

Komunikasi efektif dapat berlangsung dengan baik apabila didukung oleh berbagai faktor. Diantaranya adalah kita faham tentang prinsip-prinsip serta teknik berkomunikasi secara efektif. Dalam hal ini untuk ada dua prinsip dalam komunikasi efektif  antara lain dapat kita tinjau dari :

Pertama, prinsip berbicara efektif prinsip ini lebih menekankan bagaimana berbicara dapat mempengaruhi orang lain.  Artinya proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan secara verbal, sampai pada sasaran. Indikasinya adalah jelas artikulasinya, hamat kata-kata, bahasa yang mudah dimengerti, suara yang enak untuk didengar dan dirasakan.  Selanjutnya dapat dikatakan efektif apabila : menarik untuk didengar, sasaran tercapai (instruktif, informative, ajakan atau himbauan, argumentatif dan klarifikatif). Teknik berbicara yang efektif dapat dilakukan sebagai berikut :

1.    Menarik nafas dalam-dalam sebelum memulai berbicara.

2.    Mengatur volume bicara agar lebih keras dari biasanya. Caranya dengan mengatur, agar suara dapat didengar oleh jajaran orang yang duduk atau berdiri paling jauh dari tempat kita berbicara.

3.    Menggunakan kata-kata sehari-hari, yang dikenal oelh pendengar. Orang akan tertarik pada pembicaraan yang menggunakan kata-kata yang akrab ditelinganya daripada kata-kata yang tidak dimengerti (misalnya istilah-istilah dalam bahasa asing). 

4.    Layangkan pandangan ke seluruh pendengar.

Kedua, Mendengar dengan aktif. Ada ungkapan yang mengatakan kalau kita ingin didengar orang maka belajarlah menjadi pendengar yang baik. Tampaknya ungkapan ini sangat sesuai dengan bahasan ini. Mendengar adalah hal yang utama dalam berkomunikasi, mendengar dengan aktif berarti mendengar untuk mengerti apa yang dikatakan dibalik pesan. Ada beberapa tip untuk mendengar secara aktif yaitu:

1.    Mendengar dengan aktif dengan menangkap ungkapan non verbal sebaik isyarat/petunjuk verbal. Artinya pada saat mendengarkan dengan aktif penerima akan mendapatkan umpan balik dengan menguraikan sendiri melalui kata-katanya tentang pesan yang disampaikan oleh pengirim, dan mengulang kembali dengan caranya sendiri.

2.    Penerima pesan mengecek kembali, yaitu apa yang ada dibalik pesan yang diterimanya untuk mengerti pesan apa yang sesungguhnya diterima.

3.    Gambaran perilaku, ini merupakan gambaran individual yang sangat spesifik, kegiatan pengamatan keapda orang lain tanpa membuat keputusan atau generalisasi tentang latar belakang, orangnya atau sifatnya.

Teknik mendengar efektif dapat membantu dan memastikan para komunikator mempunyai informasi yang akurat. Memastikan bahwa kualitas informasi yang baik tidak hanya merupakan tantangan dalam komunikasi. Keduanya baik pengirim maupun penerima ingin memastikan bahwa mereka mempunyai kualitas ketepatan dari informasi yang benar.

Brownell menyatakan bahwa efektivitas mendengarkan dapat dimengerti melalui indicator perilaku bahwa sesorang merasa berhubungan dengan mendengarkan secara efektif, sebagaimana orang-orang merasa berhubungan dengan mendengarkan efektif dalam enam unsur yang dikenal dengan HURIER (Hearing, Understand, Rembering, Inerpreting, Evaluating, and Responding, sebagaimana digambar sebagai berikut :

Gambar 1

Unsur-unsur mendengar

Sumber : Behavior in organization Jerald Grendberg, Robert A. Baron, (1995) Fifth edition, Prentice Hall International Edition.

G.    Komunikasi Merubah dan Menggugah Dengan Hat

Ada pernyataan yang berbunyi “Suara hati hanya dapat didengar dengan hati”, ini menggambarkan bahwa bila kita ingin menyampaikan sesuatu supaya dapat efektif maka harus dilakukan dengan penuh perasaan, tumbuh dan timbul dari lubuk hati yang paling dalam sehingga akan akan keluar dengan lembut dan hati-hati. Maka akan sampai juga dengan kelembutan dan kasih sayang pada perasaan sanubari yang paling lembut. Adapun tahapan merubah dan menggugah dengan hati antara lain :

1.    Tahapan Pra Pelaksanaan yaitu: 3 us

·         Hati yang tulus

·         Penampilan yang bagus

·         Tujuan yang focus

2.    Tahapan Pelaksanaan yautu : 4 Si

·         Satukan hati dan visualisasi

·         Bahasa tubuh dan ekspresi

·         Lengkapi dengan informasi

·         Jiwai visi misi

3.    Tahapan Pasca yaitu : 2 Ri

·         Evaluasi diri

·         Perbaiki diri

H.    Komunikasi dalam Tim

Untuk dapat membangun kerjasama dalam sebuah tim, diperlukan komunikasi antaranggotanya agar tujuan bersama dapat tercapai. Pernahakan kita membayangkan apa yang terjadi dalam suatu tim apabila setiap anggota tim tidak dapat berkomunikasi dengan baik dengan anggota tim lainnya? Seberapa pun hebatnya kemampuan individu dalam suatu tim, mereka tidak akan ada gunanya apabila tidak dapat berkomunikasi antara yang satu dengan lainnya. Mereka hanya akan menjadi sebuah kelompok yang tidak tahu ke mana arah yang akan dituju. Keahlian mereka akan menjadi sia-sia apabila mereka tidak dapat mengkomunikasikannya dengan orang lain. Seperti yang telah dikatakan oleh William Shakespeare ”No man is lord of anything, though in and of him there be much consisting, till he communicate his part to other.”

Contoh nyata yang sering kita lihat adalah pada pertandingan sepak bola. Sering kali pada pertandingan sepak bola, di mana terdapat suatu tim yang bertabur bintang dengan skil individu yang tinggi kalah oleh sebuah tim yang berisikan pemain dengan kemampuan skill individu yang tidak begitu menonjol. Apa yang menyebabkan tim tersebut dapat menang? Komunikasi yang baik dan saling pengertian antarpemain dalam tim tersebutlah yang menyebabkan tim yang diisi oleh pemain yang memiliki skill rata-rata dapat berubah menjadi tim yang hebat dan menakutkan. Hal ini telah diakui oleh pelatih sepak bola manapun di dunia ini. Mereka mengakui bahwa kemampuan individu merupakan hal yang penting, tetapi ada hal yang lebih penting dalam suatu tim sepakbola; yaitu kerjasama tim, kesadaran akan tugasnya masing-masing dan saling pengertian antarpemain tim tersebut. 

Demikianlah apabila kita cermati dengan seksama bahwa komunikasi efektif dalam tim pada hakekatnya adalah proses komunikasi yang efektif dalam berbagai dimensi organisai. Tim akan memberikan kontribusi yang besar terhadap organisasi apabila didukung oleh komunikasi yang efektif pada setiap elemen organisasi. Komunikasi tidak bisa efektif apabila tidak didukung oleh tim yang efektif.